办公室沦陷之舞(上)

 作者:李靖    636

办公室沦陷之舞(上)
作者:李靖  

策划、文 / 本刊记者 李 靖 漫画/孙元

看似面对电脑,实则在打牌、聊天、炒股、上开心网……正在让越来越多的办公室“沦陷”。而且,这将成为管理者要长期面对的办公室常态。

您不信?“只要规定禁止登陆,或让网管把它们都屏蔽了,不就解决了?”——事实上,国内外不少公司也正是这样做的。

但是,你很快会无奈地发现:“孩子们聪明得很,拿着3G智能手机一样登陆网站!”今年以来,3G无线宽带在全国的架设,已给智能手机、上网本等提供了很好的无线上网条件。

于是,纵然打卡严格,纵然网管严厉,但员工能够炒股依旧、“开心”依旧,管理者徒唤奈何。甚至一位推荐3G手机的人讲:“我开会的时候都可以登陆开心网换车位!”很显然,随着3G无线宽带互联网的架设,办公室管理面临着巨大的双刃变革。

——就机遇而言,今年4月刊的封面文章《让管理“动”起来》提出:3G无线技术将给企业管理带来“移动化”变革。

——而就挑战而言,办公室行为的“不可视化”进而导致的管理失控,却将给管理者带来前所未有的冲击。

新技术条件下,办公室管理的主动权天平,正在随着这种“不可视化”,而逐渐倒向被管理者一方。这显然不是一道禁令、个把屏蔽所能解决的。

但是……这真的是坏事吗?答案是“否”!其实,这是在把企业原有的管理问题暴露出来而已。办公室沦陷的时代,更是企业需要反思、升级自己管理理念和方法的时代,也是推动员工升级自我管理的时代。

新技术总是管理变革的助推力。能为员工娱乐所用的,为什么就不能为管理者升级所用呢?而这样的升级,您开始准备了吗?又该如何准备?

为此,我们在推出《让管理“动”起来》专题之后,本期进一步推出姊妹篇,从多种视角探讨对办公室行为“不可视化”困局的化解与应对,实现与时代的挑战翩翩起舞。

是的,办公室不应是战场,而应是舞台。管理

                             (李 靖)





员工很开心,老板很生气;员工按捺不住,老板忍无可忍;员工乐趣更新,

老板大棒接连……办公室里猫捉老鼠的博弈何时方休?



办公室保卫战



周老板最近有些纳闷:为什么正开着项目讨论会,有的员工会突然离开,回办公室忙活十分钟再回来。这个情况出现几次之后,周老板找到网管,查看开会期间,办公室局域网的登录记录。

一查不要紧,周老板真是哭笑不得:原来员工回办公室登录开心网“偷菜”去了!要知道开会的时候大家都在会议室里坐着,你就是偷其他同事的“菜”,别人也徒唤奈何!

“这几年我是深受其害。前年股市好,大家都开户炒股;去年股市不行了,游戏又起来了;到了今年游戏项目越来越多不说,股市行情也翻了一倍,对炒股和游戏心痒的员工不在少数!”周老板对《中外管理》抱怨。

而且最让周老板郁闷的是,“长期斗争”之后发现:员工玩游戏、炒股,主要用的就是上班时间。炒股自不必说,开市时间与上班时间基本重合,下班了也就不折腾了;而开心网却不然,它是24小时运转的,不仅一些员工上班时间乐于“偷菜”,甚至直到凌晨也乐此不疲,然后第二天上班哈欠连天。

“这真是对我的考验呀!”周老板感慨。



Happy办公室!

而从员工角度看,办公室游戏、炒股,其实早就是生活的一部分了。

赵子初是一个办公室炒股、玩游戏的“双料选手”。“我2007年股市过4000点时开的户,开户那天正赶上一次崩盘。平时开户的人特别多,我一想今天崩盘,开户的人应该少了吧,手头又没什么紧急工作,就赶到证券公司,果然人不多。那天我就觉得自己有‘股神’潜质。”赵子初很开心。

后来赵子初身边的几个同事也开始炒股,“大家共同话题一下多了起来,一上班,几台电脑上都是股票走势图,于是我们戏称这是‘散户室’。有同事开玩笑:‘我一分钟几十万,还上什么班啊?’”

但2008年,股市彻底崩盘,赵子初的股票深陷其中,自认倒霉。不过两年多下来,小赵炒股的功力大长,“现在股市什么时候跌,尤其什么时候会反弹,我都能估计个八九不离十。不过有了以前的教训,入场很慎重了”。

北京奥运会前,赵子初的股票交易已经不多,但老听到同事讨论换车位、买汽车、买奴隶之类的开心网功能,还不停来“发展”他(因为发展人注册会有奖励积分),“被同事的热情‘烤’了一个月,我兴致终于也上来了,注册第一天就又‘发展’了十个人注册,买了八个奴隶、三辆汽车,其他同事真是刮目相看!”赵子初总是出手不凡。

至于后来,小赵说:“单位里其他部门的人平时没什么交流,但是在网上大家成了熟客,上班的时候还能联手互相炒作对方的身价。当时很有意思的是:早晨一上班,先登陆换车位、买奴隶,一般掐着表10分钟把这些事情处理完了,再开始工作。不过要没什么事儿……大家就在上面泡着了。”

“大家玩得都很着迷,有时候晚上已经关灯睡觉了,突然想起该换‘车位’了,否则挣不到‘钱’,就赶紧爬起来开电脑。其他朋友还有半夜起来‘偷人家菜’的!太辛苦了!”赵介绍说。



但是老板很生气

孙浩是个公司主管,曾经发现刚上班的半小时公司网速很慢。很快发现大间办公室里的员工,一来就登陆游戏网站“务农”、“停车”,捣腾一番。这让孙浩很不满,对《中外管理》大倒苦水:“本来今年经济形势就不好,管理层对成本问题非常重视,但是现在看来,玩网络游戏、炒股占用的上班时间,就是很大的一块成本!估计一些员工一天至少有一小时泡在游戏网站上!”

而对前一段兴起的“反庐舍联盟”——号召公司严厉控制办公室游戏,让孙浩共鸣得厉害:“上班时间不得炒股、上开心网等等,我们都打算加到新版员工手册里了。”

至于管理是否应该更人性化?孙浩表示:“人性化可以,但是有些完全与工作无关,甚至破坏工作秩序的事情,应该有所控制。”

林晶所在公司的老板也属于对游戏、炒股不满型的,但是反应比较中庸,并没有采取强制措施。林晶对《中外管理》讲:“其实有几次不想玩了,可有时候想一想,在上面辛辛苦苦挣‘钱’也不容易,好不容易挣出自己的‘车队’了,怎么能不管它们?”

而且以林晶为代表的很多年轻员工对一些强制措施并不理解:“管理者也不是不玩啊,只是有的年龄大,对这些不感兴趣。但他们上网浏览网页、聊天,或者喝茶、泡咖啡,不是和游戏一个性质吗?而且这其实是公司整体管理出了问题,即使强制着不许员工做这做那,员工也肯定还会做其他私事。”



后果很严重

不过也有老板很愤怒、后果很严重的公司。

吴钰的公司就在屏蔽一些软件和网站。吴钰讲:“屏蔽之后,有一些同事确实上班就不做这些事情了,还是有一定效果的。但是……总有办法突破这种屏蔽。”

比如前文提到的周老板对《中外管理》就无奈道:“这些孩子很聪明,屏蔽了之后,他们可以登录代理服务器,一样能突破局域网的限制。”

吴钰说:“据我所知,通过代理服务器登录只是一个办法,另外有同事用爱国者MID登录网站,体积只是比手机大一点;再有现在3G智能手机都可以登录网站,只要网速够快,炒股、玩游戏都很方便。”

看来,如果“装备”好一些,其实开会时都不用离开会议室“偷菜”,只要埋头操作手机就可以了——手机总不至于也被禁用吧。

而另一边,老板们虽然面对新技术捶胸顿足,但终究掌握着管理大权,并非坐以待毙。

周老板对《中外管理》讲:与办公室沦陷的斗争,虽然困难,但已经取得了很多成果,“N管齐下”,不断增加公司内部的活动,同时加强对工作过程的管理,情况已经比以前好多了。

不过,这还真不算狠的。据《中外管理》了解,有公司已出现这样的“严打”制度:“上班时间登陆开心网,罚款200元;如果无法确认登陆人员,则办公室整体罚款200元”!这样的“连坐”制度,真让人大感肃杀之寒。可见“上面”对此类事情的极度不满和封杀决心。

看来办公室“沦陷”背景之下,很像一场“猫捉老鼠”似的持久战。

(文中人物姓名均为化名)

责任编辑:杨 光





那种传统的、缺乏“即时反馈”与“过程控制”的粗放式管理,在这场长期博弈中,会长期处于被动位置。

网游崛起,管理不升级怎么行?

口述 / 谷 风 整理 / 本刊记者 李 靖

游戏为何让人上瘾?

网络游戏为什么让人上瘾?

设计游戏是很复杂的事情,但有一个核心原则:游戏用户的行为,哪怕很细微的行为,都能够立刻得到反馈。这里蕴含着游戏和工作的重大差别。如同一个小孩子滚雪球,一推雪球,雪球就会滚动一下,孩子的行为马上能够得到反馈,这就是游戏的本质之一。

比如:开心网的占车位游戏,每停车一分钟会挣“10块钱”。而“钱”多了,你能玩的游戏就能不断升级。升级的过程虽然是很辛苦的,很长时间也挣不到一辆昂贵的汽车,但是绝大多数人会一直玩下去。秘诀,就在即时反馈上。



炒股也是一种游戏?

炒股也有游戏的本质。

人们会发现,股市越红火的时候员工上班的积极性就越低。道理很简单——虽然你辛辛苦苦工作,而且赚的钱也远远比炒股多,但是炒股时每一个很小的时间段,你都能感受到变化。炒股的结果是即时反馈的,下一分钟和这一分钟不一样。

更何况炒股直接关乎挣钱,行情随时在变,给人发财的错觉,就像电影《少林足球》里说的:“我一秒钟几十万!”炒股就像玩麻将,本身就有游戏要素,而且还是押上了钱的游戏!



工作的无趣在哪里?

而工作的无趣就在于:很长一段时间,几天、几周、甚至几年,你的工作成果才能反馈回来。而且越高层的工作越是无趣的。甚至有的人要等到去世了,工作成果才得到人们的认可。这和游戏可大不一样。

像前面讲的滚雪球游戏,工作这个“雪球”,你要花很大力气、花很长时间,才能让它动起来,付出很多努力才能达成。

这就是工作的无趣。



无趣怎能战胜有趣?

我们进入了一个什么样的工作时代?

企业的IT系统,越来越多地介入了社会化计算,3G无线宽带互联网已经形成在我们身边,而不仅是以前企业提供的、可用各种方式去监管的局域网。社会化计算意味着员工有了突破传统IT监管的能力。

而企业组织也在解构的过程中。为了追求最大效益,企业不一定要占有一个人的全部时间,除了核心员工之外,增加了很多外围员工。对外围员工更加难以用传统的方式来监管。

而即使是核心员工,也有了更多的外派工作。外派时间已经不可计量,你无法判断一个员工到底一天工作多少个小时。

我曾经非常困扰的一件事情是:虽然把工作交给了员工,但你不知道他是不是一直做其他事情,只是最后一天熬夜做出来,这样的质量是否能保证?

总之,企业内部IT系统越来越社会化,而且员工越来越移动化,那么员工的时间,将更多地在工作的无趣,与游戏的有趣之间选择、摇摆。

竞争的结果,往往是有趣战胜无趣。这也就是为什么白领游戏、炒股普遍带给管理者困惑的原因。



管理升级进行时!

而这个事情不光是员工的问题,主要在于企业的体制性问题,在于大部分上级对下级没有做出有“行动感”的安排。企业普遍缺乏能“即时反馈”的管理体制。

可以肯定的是:游戏的有趣与工作的无趣,将是一场长期的博弈;而那种传统的、缺乏“即时反馈”与工作过程控制的粗放式管理,在这场博弈中,也会长期处于被动位置。

而这,就是一个管理升级时代的到来。

(口述者系金蝶友商网副总经理)





也许你该让员工的工作安排更充实,让你的办公气氛更活跃,让你的员工心灵受关怀,或者让你的员工承担“后果”。不管你是偏向胡萝卜,还是偏向大棒,管理者都必须正视现实,立即行动起来。

光复“沦陷区”的软硬攻略

“鸽派”们说

让“内环境”吸引员工

李志起(北京CBCT品牌营销机构董事长)

以前的企业管理是在一个比较封闭的环境里,随着世界越来越“平”,内环境和外环境其实已经一体化了。一体化的背景下,一定要求你组织内部的氛围、文化不能落后于外部环境带给你的冲击。

就我曾经采用过的办法来看,首先是疏导:开心网虽然很热,但毕竟是阶段性的热。在公司内部网站上,我们开发了论坛功能,而论坛能不能吸引注意力,关键是有没有员工持续感兴趣的话题。在制造话题上我们下了不少功夫,比如:通过做“民意测验”,统计出了员工担心、焦虑的十个问题,把这些问题逐步做话题让大家讨论。这都关系他们的切身利益,甚至和职务密切相关。

做出这些动作以后,当时我和网管说:你监测一下,我们搞这些活动时,员工上开心网、炒股的流量、频次有什么变化?结果,论坛活跃起来之后,员工在其他网站上的时间就短了。

公司内部的文化如果有热点的话,外部环境的影响会下降的。

对于办公室炒股,股市好的时候,没有办法禁止,只能是在内部讲课、学习,告诉员工:投资风险在什么地方?是不是每个人都适合炒股?有什么趋利避害的方法?也就是让员工投资更理性。

其实每个人都愿意生活在组织平台里面。人都是孤独的,都能感到个人的渺小,如果组织的氛围是向上的、活泼的、员工还是很愿意融入组织的。

最后,管理者其实还是要自问:为什么人们的注意力被外界转移了,根本原因还是组织内部文化、氛围出了问题——没有更好的平台,没有更多的发挥空间,没有更好的兴趣点吸引他。



可以玩,但必须“上台面”来

肖明超(新生代市场监测机构副总经理)

今天有高管还在开玩笑:员工上班还在玩游戏,说明工作量不够啊!

但对办公室沦陷事件的处理,有一个极端:我曾经遇到非常厉害的“制度专家”,把公司流程非常细地制度化。但最后我发现他脑子里是糊涂的,那些信息只是在表格里。要是从文本上看,他的所有管理都是没有问题的;但从人心上看,所有事情都是有问题的,没有管住人心。

对办公室炒股、玩游戏,管住人心是关键,我认为应该以疏导为主。比如:一定时间段内允许,同时这些事情应能够公开化、透明化,上到台面上来。

另外,把管理制度用活,很多事情是沟通、开会、谈判,或者走动式管理能够解决的。



“瘾头”里的心理学密码

张谦(北京谦和飞扬心理咨询中心首席咨询师)

员工为什么会对游戏、炒股上瘾?

“瘾”其实是一种心理依赖,感到在这里有很大的快乐而形成了依赖。比如炒股,虽然起因很多,但有可能员工把这种事情事实上定义成一种事业了,人们本能地会把自己参与的事情赋予一定的崇高感,而且倾向于做出乐观的预计,炒股过程中慢慢把自己评价为一个股神。

而迷恋上办公室网游,有一个原因是,网游确实起到了社交作用,比如:游戏中的“偷菜”,其实就意味着进入到别人的空间里了,你进入我的边界,我进入你的边界,这样确实把心理距离拉近了。这就是开心网在办公室里流行的一个原因——让大家在某种程度上撕下了在办公室里的人格面具,而人也都是喜欢被接纳、被尊重、被关注的。

如果主管足够开通的话,甚至可以和大家一起玩,但可能是中午吃饭之后,或者能够避免对工作有影响的时间玩。

对于给管理者的建议:“沦陷”实际上是对办公室管理状况的一个提醒。比方说给张三的事情是不是枯燥了?给李四的工作是否适合于他?但他们可能由于这样或那样的原因没有与领导交流。

但是如果一个群体都玩,除了工作可能出现状况外,还有一个可能,就是这个东西可能成为了一种风尚。从这个角度讲,管理者可以适度地放开一点,当然前提是不影响到工作。

如果管理者想要控制的话,需要注意:谈的时候,除非威信足够高,不要用压制的手段,而用讨论的方式和员工沟通。

对于炒股,这比较特殊,确实有现金收益在里面。但是如果企业工作性质对炒股不能容忍,那就快刀斩乱麻:可以像政府处理一些事件似的,发出声明:在一个时间段里按人民内部矛盾处理,之后按敌我矛盾处理。当然这只是个比喻,实际上不管怎么处理,你一定要让员工感觉到你对他的那份尊重,这个事情才好办。

最后,在办公室里炒股、玩游戏,本身反映着我们的员工在自己的工作或生活上遇到了一些困扰,这些困扰如果员工能够得到来自于公司所提供的心理体检(当然对检查结果要有严格的保密),并且发现其中可以提升、修正、改进心理素质的途径,员工能够感觉到公司或者老板对自己心灵的呵护,这样对员工和企业来讲不失为一个双赢的选择。



“鹰派”们说

美国式“严打”

费尔(美国盈飞无限管理软件公司全球副总裁)

就美国公司的管理而言,大多数公司还是很严谨的,不会让员工上班的时候随心所欲。美国公司也很讲究纪律性,只不过更灵活。比如:有的企业上班时间比较灵活,虽然上班时工作强度会比较大,但是工作时间安排得比较短,比如一个星期上班四天。

游戏、炒股这些和工作无关的事情,就我个人而言,不会和工作混在一起做。但是在美国也存在你们所说的办公室沦陷问题,私下聊天、写博客、炒股之类,美国企业很典型的一个做法是:有的软件不能安装,也会通过技术手段限制你上班时访问的网站。人们总会开发一种技术阻止另外一种技术的存在。

在经济危机的环境下,企业普遍经营不佳,如果一个员工在办公室玩游戏或者炒股的话,那么老板可能会认为这个岗位不需要设置。



两类公司,两个答案

陈格雷(上班族动漫“张小盒”的创始人、创意总监)

我觉得对办公室游戏、办公室炒股的管理而言,公司管理是基本无解的,要不就封杀,要不就通过考核来控制员工行为。

具体而言,每个公司的文化是不同的,有的是行政管理性的公司,它不是着眼开发新产品的,这些公司要的就是把人给定在这里,让你干活,一个时间段内做得越多越好;还有些公司着眼于开发新产品,或者增加销售额,这些工作成效比较容易看出来,加强绩效考核就可以。



日企逃离“沦陷”之道

景文学(北京如水慧管理咨询公司董事长)

在办公室炒股、玩游戏是浪费工作时间、公司管理无序的重要表现。办公室生产方式与工业产品生产方式不同,其生产过程本来就很难通过肉眼看到、很难可视化,但是这种不可遏止的、且越来越不可视化的“新时尚”,是让管理者头痛的难题。

另外,办公室游戏作为部分员工调节心情的一种方式,盲目地用规章制度进行限制,只会激发员工的反感情绪,影响团队合作。要解决这些问题,还需要深入思考原因。

根据丰田白领管理DIPS系统的“清晰化”、“可视化”管理模式,我认为企业可以采用以下几个改善方法:

一、工作目标的“可视化”

● 可视化集体目标:

通过“开会”、“白板公布”等信息沟通及共享方式使全体员工明确集体及个人在本周、本月或本季度的工作任务及安排,作为公司或项目领导者具体、明确的“时间预算”。

● 可视化个人目标:

办公室人员通过对集体总目标以及个人目标的了解,完成对重要业务的过程分解,明确自己每天的工作量以及内容,并进行有效的实施,自然就会减少他们玩游戏、炒股等浪费时间的行为。

二、工作结果的“可视化”

鼓励办公室人员重视每天、每周、每月的工作总结。例如:通过对每天上午及下午工作成果的总结,可以协助办公室人员了解已经完成的任务,增强工作上的成就感,同时反省自己的各类问题及缺失,尤其能增强办公室人员的时间观念。

三、向部门“协调力”要效率

如果企划部办公室的计算机坏掉了,而计算机维护部在当天收到消息,第二天才派遣维修人员,那企划部、销售部就只能在开心网上“种”两天“菜”!

四、整顿工作秩序

可以使用DIPS的“最多两小时法则”、“30分钟防卫战”等管理模式来整顿工作秩序。

● “最多两小时法则”是指让办公室人员以两小时为单位集中精力进行工作,每两个小时休息一次。届时可以使办公室人员体会到如释重负的感觉,在工作之余定时放松休息,给大家以解放感和成就感。

每两小时之间的休息间隔,其实也可以满足大家休息、娱乐的愿望。

● “30分钟防卫战”是指:每天在日程表中预留出专门处理杂事的“30分钟”,集中时间来处理各类浪费时间的琐事。

五、剖析企业深层问题

要彻底杜绝上班时间炒股、玩游戏的现象,还需要透析问题的本质。

首先要建立有效的矛盾解决机制,排查公司内部矛盾。其次要切实尊重员工、信任员工,给员工足够的权利,为他们制造能够充分发挥个人创造性的条件,使他们自觉建立责任感,主动地培养良好的工作习惯。

最后要设立合理的绩效考核制度,杜绝不劳而获,只有让员工相信“一份努力一份收获”才能从根本上保持住他们的战斗力,才能减少利用上班时间玩游戏的现象。

责任编辑:杨 光

李靖
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